CHỨC NĂNG VÀ NHIỆM VỤ

 PHÒNG TỔ CHỨC - HÀNH CHÍNH - THIẾT BỊ

1. Chức năng

- Tham mưu và giúp Hiệu trưởng thực hiện công tác tổ chức, cán bộ; bảo vệ chính trị nội bộ; công tác hành chính - tổng hợp, văn thư - lưu trữ, thiết bị và bảo vệ bí mật nhà nước; công tác pháp chế, thi đua khen thưởng, kỷ luật theo quy định hiện hành;

- Tham mưu Ban Giám hiệu trong công tác quy hoạch, quản lý sử dụng cơ sở vật chất, thiết bị; quản lý và giám sát việc sửa chữa thường xuyên các công trình nhà xưởng - vật kiến trúc, hệ thống điện - nước - điện thoại; quản lý các phòng học, phòng thực hành, cảnh quan môi trường; theo dõi, quản lý mua sắm, xử lý tài sản, thiết bị, công cụ, dụng cụ và nguyên vật liệu phục vụ cho giảng dạy, học tập và NCKH trong nhà trường.

2. Nhiệm vụ

- Xây dựng quy chế tổ chức và hoạt động của nhà trường;

- Đề xuất, xây dựng kế hoạch, quy hoạch đào tạo, bồi dưỡng, sử dụng, bố trí đội ngũ cán bộ, viên chức, người lao động; xây dựng chỉ tiêu biên chế cho các đơn vị trực thuộc trường;

- Lập kế hoạch tuyển dụng, thuyên chuyển, tiếp nhận cán bộ, viên chức;

- Tổ chức thực hiện chế độ chính sách của Đảng và nhà nước, quy định nội bộ trường đối với cán bộ, viên chức, người lao động;

- Quản lý hồ sơ cán bộ, viên chức, người lao động; theo dõi, thống kê báo cáo số liệu liên quan đến cán bộ, viên chức, người lao động theo yêu cầu;

- Chịu trách nhiệm chính về bảo vệ chính trị nội bộ và trật tự an toàn trong nhà trường;

- Tổ chức thực hiện công tác thi đua khen thưởng, theo dõi đề xuất việc thi đua khen thưởng trong toàn trường, chuẩn bị hồ sơ, thủ tục liên quan về thi đua khen thưởng trình cấp trên;

- Xây dựng chương trình, kế hoạch tổng hợp hàng tháng, hàng quý, hàng năm trên cơ sở đề xuất của các đơn vị trực thuộc trường; theo dõi, đôn đốc các đơn vị thực hiện kế hoạch; thực hiện các báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất, báo cáo tổng kết liên quan đến nhiệm vụ được phân công;

- Quản lý con dấu; tổ chức, quản lý, hướng dẫn các đơn vị thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ theo quy định; kiểm tra thể thức, thủ tục ban hành văn bản trước khi trình lãnh đạo ký ban hành; tổ chức điều khiển, phục vụ các cuộc họp, hội nghị theo sự phân công; tiếp khách của lãnh đạo Trường; hướng dẫn khách đến liên hệ công tác;

- Trực tiếp thực hiện công tác quản lý - phát triển - khai thác - sử dụng - bảo trì - bảo vệ và sửa chữa - tư vấn sửa chữa cơ sở vật chất là các công trình xây dựng, vật kiến trúc. Lập kế hoạch và thực hiện sửa chữa nhà cửa - vật kiến trúc theo phân cấp của Hiệu trưởng;

- Quản lý sử dụng và có biện pháp giải quyết kịp thời các sự cố về  điện - nước - điện thoại trong Trường. Trình Hiệu trưởng những phương án xây dựng mới, tư vấn lắp đặt, giám sát thi công các công trình cải tạo và nâng cấp hệ thống điện - nước - điện thoại trong trường hoạt động có hiệu quả và tiết kiệm;

- Quản lý trên sổ sách toàn bộ tài sản nhà trường ở tất cả các nguồn vốn (ngân sách, Quỹ phát triển đơn vị, viện trợ, quà biếu tặng,...); bao gồm: đất đai, nhà cửa - vật kiến trúc, máy móc thiết bị, công cụ - dụng cụ, vật tư - văn phòng phẫm,... Có trách nhiệm lưu trữ và gìn giữ các hồ sơ, bản thiết kế, bản vẽ hoàn chỉnh các công trình xây dựng mới và sửa chữa lớn;

- Phối hợp Phòng Kế hoạch - Tài chính tổ chức kiểm kê hằng năm (vào thời điểm 01/01 của năm), và kiểm kê đột xuất khi có yêu cầu; ghi chép sổ sách tăng giảm tài sản; trình Hiệu trưởng duyệt thanh lý tài sản hư hỏng không còn sử dụng; theo dõi việc cập nhật, ghi chép và định kỳ đối chiếu sổ sách quản lý tài sản tại đơn vị;

- Phối hợp với các phòng, khoa, trung tâm của trường lập kế hoạch và thực hiện mua sắm máy móc, thiết bị ở tất cả các nguồn vốn theo đúng quy định của Nhà nước;

- Phối hợp với các đơn vị kiểm tra việc sử dụng nguyên vật liệu thực hành. Thanh toán các khoản mua sắm vật tư, văn phòng phẩm,... phục vụ cho giảng dạy, thực tập, NCKH và quản lý của các đơn vị trong trường;

- Phối hợp với các phòng chức năng tư vấn mua sắm - lắp đặt, quản lý - sửa chữa - bảo trì các thiết bị phòng cháy và chữa cháy (PCCC) và giám sát việc thực hiện Quy định PCCC trong toàn trường;

- Quản lý và đề xuất kế hoạch trồng cây xanh trong khuôn viên  trường;

- Bảo quản các phương tiện dạy học, trang thiết bị nội thất. Thường xuyên theo dõi và kịp thời báo cáo, xin ý kiến Hiệu trưởng sửa chữa, bảo trì những tài sản bị hư hỏng nhẹ còn sử dụng được;

- Điều phối việc sử dụng tài sản, cơ sở vật chất, thiết bị; tham mưu cho Hiệu trưởng quản lý, điều hành các hoạt động dịch vụ trong nhà trường;

- Theo dõi cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường trong phạm vi được Hiệu trưởng ủy nhiệm;

- Cùng với Công đoàn vận động cán bộ, viên chức, người lao động thực hiện các Nghị quyết, chỉ thị do các cấp đề ra;

- Thực hiện các công tác khác do Hiệu trưởng giao./.